Har du politisk tæft og blik for både helhed og detalje? Er du relationsskabende og evner at sætte mange forskellige fagligheder i spil? Så er du måske den rette til stillingen som sekretariatschef for Ledelsessekretariatet i Sundhedsforvaltningen.
Som sekretariatschef får du det daglige ledelses-, drifts- og udviklingsansvar for et sekretariat, der består af godt 10 dygtige medarbejdere med forskellige fagligheder og en bred opgaveportefølje.
Du får ansvaret for betjeningen af Sundhedsudvalget, rådmanden, direktøren og den samlede chefgruppe. Det er derfor vigtigt, at du har erfaring med direkte politisk betjening og kender de formalia, der knytter sig til den politiske betjening. Sekretariatschefens vigtigste opgave er sammen med resten af ledelsen at koordinere udvalgets politiske arbejde herunder udarbejdelsen af dagsordener og opfølgning på de beslutninger, som udvalget træffer. Det er ofte dig, der har sidste hånd på de sager, der går til politisk behandling.
Der er mange dagsordener, som skal håndteres på samme tid, og ofte kommer der uforudsete henvendelser og opgaver, som du skal sikre korrekt og kompetent håndtering af. Det er derfor vigtigt, at du kan trives med at have mange forskellige opgaver med korte deadlines, men samtidig ser en værdi i at få de daglige procedurer og rul til at fungere.
Dine opgaver
De vigtigste opgaver i Ledelsessekretariatet er:
- Betjening af udvalg, rådmand, direktør og chefgruppe
- Koordinering af udvalgets politiske arbejde blandt andet ved forberedelse af dagsordener og løbende håndtering af spørgsmål og henvendelser
- Administration og planlægning af møder i den øverste ledelse; politisk og administrativt
- Lede dine medarbejdere i Ledelsessekretariatet, herunder afholde 1:1 samtaler, sparringer og teammøder
- Initiering, styring og koordinering af politik- og strategiprocesser samt projekter på tværs af forvaltningens afdelinger og driftsenheder
- Skabe sammenhæng mellem byrådets / kommunens strategiske portefølje og forvaltningens tiltag
- Overblik og styring af den samlede strategiske opgaveportefølje i forvaltningen
- Juridisk rådgivning af hele forvaltningen
På kort sigt vil du som sekretariatschef have særligt fokus på at styrke kvaliteten af dagsordener og den generelle betjening af det politiske niveau samt iværksætte systematikker, der understøtter forvaltningen i at være på forkant med udviklingen og sætte fælles retning.
Vi lægger vægt på, at du:
- har erfaring med politisk betjening, koordinering og arbejdsgange i en direkte politisk styret organisation. Allerhelst i en kommune
- har erfaring med udviklingsprocesser på tværs af politiske, administrative og faglige områder og er i stand til at arbejde løsningsorienteret
- er struktureret og kan veksle mellem at være drivkraft for de strategiske lange træk og have blikket for detaljerne i dagligdagens opgaveløsning
- er relationsskabende, formår at navigere og skabe resultater på tværs af forskellige fagområder, interesser og forudsætninger samt har en forståelse for og inddrager den faglighed, der er til stede i forvaltningen og resten af kommunen
- er stærk i at designe processer fra A-Z og kender betydningen af at inddrage de rette interessenter og samarbejdspartnere undervejs
- kan skabe resultater og kvalitet i opgaveløsningen ved at oversætte betydningen af de store linjer til afdelingens dagligdag og bringe medarbejdernes forskellige kompetencer i spil i opgaveløsningen
- har ledelseserfaring af en vis varighed og er afklaret omkring din ledelsesstil. Vi forudsætter, at din ledelsesstil bygger på tillid, anerkendelse, motivation, åbenhed og tilgængelighed for sparring. Derudover forventer vi, at du er en motiverende leder med blik for, hvordan du bedst bringer dine medarbejderes kompetencer i spil til størst mulig gavn for såvel rådmand, udvalg, den øverste ledelse som forvaltningens driftsenheder
- er i stand til at bevare roen, overblikket og det gode humør i en omskiftelig hverdag – også i pressede situationer
- kan være dén, der afhængig af situationen står fast, udfordrer eller sørger for at implementere de opgaver, der besluttet andetsteds
Om os
Sundhedsforvaltningen er en ung forvaltning. Organisationen er blevet ændret og tilpasset, så de indre linjer er på plads med en god og solid drift. Nu tager vi de næste skridt for at videreudvikle vores strukturer, samarbejder, ledelse, strategi, kultur mv. Forvaltningen har store og vigtige opgaver og dagsordener, som vi sammen bygger vores kultur, sammenhængskraft og sociale kapital op omkring. Vi blev skabt ud fra en vision om, at vi sammen i denne konstruktion kan skabe noget fælles større, og vi blev flettet sammen i en stor variation af fagligheder og opgaver, som vi stadig udvikler på. Og det tager tid. Og kræver tålmodighed.
Det, der fylder lige nu, er en god blanding af drift, kvalitetsudvikling og effekt, trivselsarbejde og konsolidering af organisationen, krydret med det, som vi ser i krystalkuglen og skaber visioner for forvaltningens arbejde.
Ledelsessekretariatet er ét af de to teams, der er organiseret i staben Politik og Strategi. Stabsenheden Politik og Strategi består af Kommunikation samt Ledelsessekretariatet.
Sekretariatschefen er en del af forvaltningens chefgruppe (niveau 1 til 3), der fungerer som en tværgående og helhedsorienteret enhed.
Derudover indgår du i Politik og Strategis ledergruppe, der ud over dig består af kommunikationschefen og stabschefen. Du refererer til stabschefen.
Du kan læse mere om Sundhedsforvaltningen her:
Sundhedsforvaltningen (odense.dk)
Vi tilbyder
Vi tilbyder et job med en lang række spændende udfordringer, hvor du får mulighed for at arbejde tæt på den politiske og administrative ledelse i Danmarks fjerde største kommune. Du får mulighed for at lede og udvikle et sekretariat med fagligt dygtige medarbejdere med en stor spændvidde af opgaver og samarbejde på tværs internt og eksternt.
Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst mellem KL og den forhandlingsberettigede organisation.
Vil du vide mere?
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte stabschef Morten Schultz Larsen på 29 79 32 65 (undtaget ugerne 29 og 30 pga. ferie).
Det praktiske
Der er ansøgningsfrist søndag den 11. august 2024. Bemærk vi indkalder med kort varsel til 1 samtalerne.
Første samtalerunde gennemføres torsdag den 15. august. Anden samtalerunde gennemføres torsdag den 22. august
Forud for 2. samtalerunde vil du blive bedt om at udfylde en personprofiltest samt præsentere referencer skriftligt.
Vi forventer, at du kan tiltræde stillingen som sekretariatschef senest den 1. oktober 2024.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Odense Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Odense Kommune, Ørbækvej 100B, st., 5220 Odense SØ
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 11-08-2024;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6077199