BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Vi søger en ny kollega til vores team, der arbejder med lokaleadministration, eksamensafvikling og koordinering af større og mindre begivenheder. Teamet har skarpt fokus på løbende optimering af den daglige drift. Har du et udpræget servicegen og nyder du at tale og samarbejde med mange forskellige mennesker - så er du måske vores nye kollega?
Om os
Teknisk Service understøtter den daglige drift på universitetet, og bidrager til optimale fysiske rammer til afvikling af undervisning, forskning og formidling. Vi er ca. 80 medarbejdere fordelt på alle SDU’s campusser.
Du bliver en del af afdelingen Service og Logistik, hvor du vil indgå i vores administrative team, der består af fire medarbejdere, som dækker hinanden af ved ferie og fravær.
Teamets opgaver er bl.a.:
• At koordinere lokaler til undervisning, eksamen og arrangementer.
• At være bindeled til vores eksterne leverandør af eksamensvagter.
• At understøtte den praktiske koordinering og afvikling ved alle større og mindre begivenheder, som fx konferencer, messer og institutfaglige arrangementer samt officielle arrangementer, som fx SDU’s årsfest, studiestartsaktiviteter,
åbent Hus og Forskningens Døgn.
Du vil i din opgaveløsning arbejde tæt sammen med teamet, og øvrige kolleger i Teknisk Service. Dine nærmeste kolleger inkluderer erfarne og dedikerede universitetsbetjente samt dygtige administrative medarbejdere, der til sammen er med til at sikre den daglige drift. Alle med forskellige baggrunde og faglige ansvarsområder, og med respekt og øje for teamet og den fælles opgaveløsning. På det personlige plan bibringer alle med noget forskelligt til afdelingen, hvilket giver et godt og nært fagligt og socialt arbejdsmiljø.
Da vi er en tætsamarbejdende afdeling, forventes det, at du tager del i afdelingens øvrige opgaver, når behovet opstår, og ikke er bleg for at vride en karklud.
Praktisk planlægning og løbende understøttelse
• Projektledelse i forbindelse med større og mindre begivenheder på SDU, herunder praktisk planlægning, koordinering og opfølgning i tæt samarbejde med arrangør og andre relevante parter. Det er arrangøren, der har ansvaret for det indholdsmæssige, mens vi i Teknisk Service understøtter den praktiske afvikling og rådgiver og vejleder arrangøren indenfor de givne rammer.
• Koordinering internt i Teknisk Service på tværs af afdelinger i forbindelse med konkrete arrangementer, fx tæt samarbejde med vores håndværkere og koordinator for brand og beredskab.
• Understøtte afdelingschefen ved større udbud og strategiske opgaver
• Generel administrativ understøttelse i afdelingen fx diverse skriftlige opgaver, oplæg, arbejdsgangsbeskrivelser, og brugerrettet information.
• Bidrage til optimering af nuværende arbejdsgange i Service & Logistik i tæt dialog med kolleger
Der vil være god støtte fra kolleger både i form af sidemandsoplæring og sparring i opgaveløsningen. Der er løbende god mulighed for både faglig og personlig udvikling.
Vi er en fleksibel arbejdsplads med stort fokus på balancen mellem arbejde og privatliv, og du har stor medindflydelse på tilrettelæggelse af dine opgaver.
Struktureret holdspiller med gode kommunikationsevner.
Opgaverne i teamet kræver et bredt samspil og koordination på tværs af organisationen, og at der i planlægning og afvikling tages hensyn til universitetets daglige drift med undervisning, eksamen og forskning.
Vi søger derfor en kollega, der har en åben tilgang til mennesker, og kan skabe tryghed i en samarbejdsrelation uanset om det er for arrangører før, under og efter en begivenhed, eller om det er hos kolleger i forbindelse med fælles opgaveløsning.
Vi forventer høj grad af selvstændighed i opgaveløsningen, men lægger også vægt på din evne til at indgå i et team og udvise rummelighed i forhold til kolleger, samarbejdspartnere, brugere og arrangører.
Du skal gå struktureret og grundigt til værks i opgaveløsningen, og sikre god og letforståelig kommunikation med alle aktører på både dansk og engelsk. Det er vigtigt, at du har projektforståelse, og kan styre et projekt med drejebog og dokumentation. Det er vigtigt, at vi sammen skaber transparens for vores brugere, og er tydelige i forhold til vores ydelser.
Der kan være mange veje ind i denne stilling, men vi forventer, at du har en bred administrativ baggrund, fx som eventkoordinator eller evt. kombineret med relevant videreuddannelse, der matcher de stillede krav. Det er en fordel, hvis du har erfaring med projektledelse og arrangementskoordinering, og gerne indenfor uddannelsessektoren.
Ønsker du yderligere oplysninger om jobbet?
Du er velkommen til at kontakte afdelingschef Pia Hjort på 6550 2502/pih@sdu.dk.
Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen ønskes besat 1. juli 2024.
Ansøgningsfrist den 19. april 2024 kl. 23.59.59. Samtaler forventes afholdt i uge 17.
Ansættelse finder sted efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og forhandlingsberettiget organisation.
Der må i mindre omfang forventes arbejde udenfor normal arbejdstid i forbindelse med arrangementer.
Ansættelsessted er Campusvej, Odense.
Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.
Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.
Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Odense Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Syddansk Universitet, Campusvej, 5230 Odense M
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 19-04-2024; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6022412
